Rio - Você está sempre apressado, ocupado e pensa que isso é ser produtivo? Essa visão pode estar equivocada. Para crescer profissionalmente é preciso organizar o trabalho, entregar no prazo e não perder a qualidade.
Em média, dedicamos apenas 30% do nosso tempo para atividades importantes, quando deveríamos dedicar pelo menos 70%, pois elas agregam valor à empresa, trazem aprendizado e resultados profissionais para quem as executa.
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Veja abaixo algumas dicas para tirar proveito do gerenciamento do tempo e assim aumentar a produtividade.
Pergunta e resposta
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“Minha empresa demitiu 30% dos funcionários do meu setor. Achei que teria chances para crescer, mas o trabalho acumulou e não estou conseguindo dar resultados. Como posso tirar proveito e crescer?” Mariana, Tijuca
Olá Mariana! Se você usa a maior parte do tempo resolvendo urgências, tem tarefas atrasadas e quer tirar proveito, a solução é gerenciar o tempo. Comece fazendo lista priorizando atividades — classificando-as de urgentes ou importantes e definindo ordem para elas.
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Atividades urgentes são aquelas que têm prazo para serem cumpridas. Elas interrompem as tarefas importantes e são danosas à produtividade, mas precisam ser executadas imediatamente. Por exemplo, atender ao telefone.
Atividades importantes são essenciais, mas não têm prazo para entrega. São elas que produzem resultados de valor para a empresa e para o profissional. Como analisar o relatório de vendas e planejar.
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Em média, dedicamos apenas 30% do tempo para atividades importantes, quando deveria ser pelo menos 70%, pois elas agregam valor à empresa, trazem aprendizado e resultados profissionais para quem as executa.
Mas como manter as urgências em um patamar de controle? Procure antever e incluir no planejamento aquelas que se repetem. E livre-se das “falsas” urgências: reuniões desnecessárias, mau uso de e-mails, etc. Trabalhe com o e-mail fechado e abra a caixa de entrada quatro vezes ao dia, em horários fixos e pré-estabelecidos. Esse hábito ajuda a economizar até 30% de tempo.
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Prefira resolver e alinhar problemas pessoalmente ou por telefone, usando o e-mail apenas para registrar em poucas linhas o que foi acordado, se necessário. No início, você precisará se esforçar para cumprir a distribuição do tempo total de trabalho entre tarefas importantes e urgentes, mas valerá a pena!
Janaina Ferreira é coach e professora do Ibmec
