Por douglas.nunes

Tablets e notebooks no lugar dos calhamaços de documentos distribuídos aos integrantes de conselhos de administração antes de cada reunião. Fruto de preocupações ambientais e da busca por meios mais seguros de acesso a informações estratégicas, a mudança é consequência da chegada ao país de empresas especializadas em segurança da informação para conselhos de administração. O serviço consiste basicamente em armazenar e disponibilizar de forma segura — usando a computação em nuvem — versões digitais dos documentos utilizados em reuniões de conselho.

No Brasil desde o início do ano, a norte-americana Diligent Boardbooks, optou desde o início de suas operações — em 2001 — por ser uma empresa de um só serviço. Criou a partir do zero um portal no qual podem ser carregados os documentos de interesse dos conselheiros. Uma biblioteca com conteúdo específico para cada empresa, escolhido pelo cliente, também está disponível via internet. Todo o material está disponível para acesso via dispositivos móveis. “De todos os dispositivos usados para acessar nosso serviço, 94% são iPads”, conta André Bodowski, diretor da Diligent no Brasil. Além do tablet da Apple, o iPhone também pode ser utilizado para ter acesso ao portal, mas a tela pequena torna a alternativa pouco prática. Já os dispositivos com sistema operacional Android, do Google, têm acesso negado. “Nosso time não considera o sistema operacional (Android) seguro para essa atividade”, justifica Bodowski. Os cuidados com segurança passam também, no caso da Diligent, pelo uso apenas de servidores próprios, em vez de terceirizados. A Diligent atende a mais de 2.500 empresas no mundo, o que significa mais de 82 mil usuários, entre diretores e outros executivos.

Conforme previsto na legislação brasileira, o administrador de companhia aberta deve guardar sigilo sobre qualquer informação — ainda não divulgada ao mercado — obtida em função do cargo e capaz de influir de modo relevante na cotação de valores mobiliários. De acordo com a Comissão de Valores Mobiliários (CVM), autarquia que regulamenta e fiscaliza o mercado de capitais brasileiro, não existe empecilho à adoção pelas empresas de ferramentas digitais nas reuniões de seus conselhos de administração. “Todavia, não pode haver prejuízo para o bom funcionamento do órgão e para o cumprimento dos deveres fiduciários dos conselheiros”, destacou a CVM em resposta via e-mail.

“Do ponto de vista da governança corporativa, um portal atinge os quatro princípios básicos:transparência, prestação de contas, equidade no acesso à informação e responsabilidade social. Não dá mais para imprimir um calhamaço de cem folhas”, explica Gisélia da Silva, coordenadora da Comissão de Secretaria de Governança do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC). Isso não quer dizer que o meio eletrônico seja necessariamente mais seguro, ressalta ela. “Há consultorias internacionais que atuam em operações de M&A (fusões e aquisições) e não entregam documentos em versão eletrônica, apenas folhas de papel numeradas com o objetivo de identificar cada cópia”, exemplifica.

Gerente de Governança da CPFL Energia, Gisélia conta que a empresa optou por criar um portal próprio para atender aos conselheiros da holding e de suas subsidiárias. A iniciativa começou em 2001, numa das subsidiárias do grupo situada no Rio Grande do Sul. “A empresa tinha conselheiros espalhados por vários estados do Brasil. Na época, não podíamos enviar arquivos muito pesados por e-mail. Mandávamos material pelo correio, mas a correspondência estava sujeita a atrasos e havia também a questão da segurança”, diz a executiva. Posteriormente, a CPFL Energia chegou a receber proposta da BoardVantage, outra empresa norte-americana que atua nesse nicho de serviços corporativos. Com sede na Califórnia, a BoardVantage atua no país por meio de um escritório em São Paulo. A CPFL optou por manter um sistema próprio.

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