Como os síndicos devem se preparar para o início do ano

Com as festas de final de ano, uma das atividades de síndicos e administradoras é deixar o condomínio decorado para as comemorações. Mas, para que tudo ocorra bem nesta ocasião e, principalmente, no ano seguinte, as preocupações precisam ir além dessa. "O fim de ano é um período de muitas tarefas e eventos acontecendo ao mesmo tempo. Desde a segurança no período de férias, dissídio dos funcionários, gratificações de Natal, impostos, e previsão orçamentária para o ano seguinte, são apenas alguns deles. Por isso, é importante termos um planejamento bem definido para que não haja surpresas desagradáveis", alerta Rodrigo Della Rocca, CEO e cofundador da fintech CondoConta, banco exclusivo para condomínios.

Segundo ele, um dos principais fatores a se ter atenção é a inadimplência do mês de janeiro. "O final do ano é marcado pela viagem da maioria das famílias, por isso, muitas delas acabam esquecendo de realizar o pagamento da cota condominial. O esquecimento é o principal fator que causa a inadimplência. Para evitar isso, é interessante entregar com antecedência os boletos de janeiro. Assim, o morador não esquece, lembra de se planejar e o edifício não corre o risco de ficar no prejuízo por conta da ausência de seus moradores", explica o especialista.

Outro ponto importante é a prestação de contas que, de acordo com o Código Civil, deve ser feita e aprovada anualmente em assembleia. O início do ano, aponta Della Rocca, é um ótimo momento para isso.

Para ele, mais importante que somente fazer o balanço é apresentá-lo de forma clara para os condôminos, gerando assim mais confiança entre as partes. "Um dos pontos importantes para gerar essa transparência é comparar a previsão efetuada no ano anterior com os gastos reais e respectivas distorções com explicações claras, simples e sem deixar dúvidas sobre o motivo dos gastos", completa o CEO.

O último trimestre do ano é marcado por um aumento nos custos condominiais por conta de gastos da época, muitas vezes não organizados. O ideal para não pesar no orçamento dos condôminos, recomenda Della Rocca, é prever essas despesas e dividi-las em 12 meses com a cota condominial. "Convocar uma assembleia para definir o orçamento do próximo ano é fundamental para que os moradores tenham conhecimento dos planos administrativos do condomínio. Quanto mais transparente for a gestão, melhor será o relacionamento para todos", indica o especialista.

Já com relação à segurança, normalmente no período de férias o condomínio acaba ficando mais vazio devido às viagens dos moradores, ou mais cheio caso eles não viagem e fiquem em casa, já que as crianças estão de férias e os adultos em recesso. A sugestão para o momento é instruir os funcionários e os colaboradores sobre esse período dentro do prédio. “Síndico e administração devem oferecer orientações sobre as regras, normas e cautelas com relação à segurança, conscientizando-os que ela depende de todos, moradores e funcionários”, observa Della Rocca.