Digitalização de processos traz economia milionária aos cofres públicos

A pandemia de covid-19 transformou milhares de arquivos físicos em arquivos digitais. Da escola aos órgãos públicos, o papel vem deixando de ser usado nas instituições. No Governo Federal, a modernização começou a acontecer bem antes do isolamento social. O processo foi acelerado com a implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), plataforma de gestão de documentos e processos eletrônicos que visa promover a eficiência administrativa.

Desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), o SEI passou a pertencer ao governo do país diante do sucesso apresentado. O intuito da plataforma, classificada pelo Ministério da Economia (ME) como “solução”, é construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos digitais.

“A adoção de processo digital evoluiu tudo o que não tinha evoluído nos últimos anos. Eram tecnologias que já existiam, mas que as pessoas não usavam porque não confiavam. A partir do momento que elas se viram obrigadas a usar por causa da pandemia, começaram a entender que podiam confiar", avalia Renato Ribeiro, gerente paralegal da Irko Organização Contábil, associada à Associação Brasileira de Empresas de BPO.

O Ministério da Economia garante que, além dos recursos poupados, o software traz mais segurança, transparência e agilidade aos processos administrativos. Para Renato, "mais importante do que economizar tempo é o acesso ao órgão público. Você consegue protocolar o seu documento no prazo sem correr o risco de não ser atendido", pontua. 

Na visão do gerente paralegal, a medida também pode prevenir a corrupção. "Você protocola o seu pedido em um sistema informatizado, então as chances que uma pessoa teria de, eventualmente, tentar corromper o agente público são menores."

O governo do Estado do Rio de Janeiro adotou o SEI-RJ. Segundo o Executivo fluminense, o sistema tem mais de 27 milhões de documentos, que pertencem a cerca de 3 milhões de processos eletrônicos adicionados à sua base de dados.

A administração calcula que mais de 30 milhões de folhas de papel deixaram de ser usadas, gerando uma economia estimada em mais de R$ 5 milhões apenas em aquisição do material.

Entre as buscas realizadas na plataforma, foram feitas mais de 5,5 milhões de consultas a documentos públicos no Sistema de Informação do Estado. Ao todo, 75 mil servidores utilizam a ferramenta, e mais de 20 mil usuários externos estão liberados para interagir com o governo estadual via SEI.

Segundo o IBGE, o estado é o terceiro mais populoso do Brasil, com 17,4 milhões de habitantes, o que justifica a demanda crescente pela digitalização.

A advogada Maria Eugenia Muro comemora a modernização dos processos. "Eu sempre ficava um pouco limitada por conta do custo [dos processos físicos]. Eu distribuía uma ação, tinha que ir lá presencialmente, levar os documentos, imprimir tudo, às vezes anexos enormes. Mesmo o escritório sendo no Rio, hoje em dia eu posso entrar em qualquer comarca, por menor e mais distante que seja."

 

"O sistema quando funciona é maravilhoso", brinca. A advogada acrescenta que, apesar das instabilidades da tecnologia, o Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro costuma estender os prazos nos dias em que o site apresenta alguma dificuldade no acesso. 

Em abril deste ano, o desembargador Henrique Carlos de Andrade Figueira (TJRJ), prorrogou todos os prazos processuais nas hipóteses de indisponibilidade do Portal do Tribunal por mais de 60 minutos. 

Na Prefeitura do Rio, os documentos digitais contam com outra tecnologia. "O Processo.rio vem substituindo o papel gerado em processos, ofícios, formulários e demais documentos oficiais por documentos digitais, beneficiando usuários e economizando recursos", afirma o Secretário Municipal de Governo e Integridade Pública, Tony Chalita.

"A economia para a Prefeitura hoje é da ordem de R$ 4,9 milhões. Cerca de 78% dos nossos processos já estão digitalizados”, aponta. O número de páginas digitais já produzidas chega a 1,3 milhão.

Segundo a Prefeitura, a tecnologia administrada pela Secretaria de Governo e Integridade Pública (SEGOVI), também evita a manutenção dos arquivos, já saturados, e promove a proteção de dados pessoais, na medida que permite o acesso ao conteúdo de documentos públicos e mantém a restrição de acesso aos sigilosos e protegidos por leis e regulamentos, como aqueles relacionados à proteção de dados pessoais.

A porcentagem dos processos digitais surpreende, considerando que a SEGOVI informou, no ano passado, que pretendia transformar todos os processos do meio físico para o meio digital até o final de 2024.

"Muitos avanços já foram feitos desde o início da Gestão do prefeito Eduardo Paes, garantindo agilidade, transparência e ao mesmo tempo respeitando todas as normas da LGPD [Lei Geral de Proteção de Dados] e gerando eficiência para o cidadão", avalia o secretário. 

Segundo Chalita, com o Processo.Rio, poupou 6,2 toneladas de papel não impresso, o que gerou a economia de R$ 4,9 milhões aos cofres públicos. Além disso, o conteúdo que deixou de ser impresso representa o equivalente à preservação de 133 árvores, gerando, assim, a economia de 5,3 piscinas olímpicas de água e de aproximadamente 9,3 toneladas de gás carbono não emitido.

Em outras administrações municipais do Rio como Casimiro de Abreu, Saquarema e Teresópolis, a economia, se somada, chega a R$ 237.402,50 mensais em impressões. O resultado veio através da implementação de soluções digitais desenvolvidas em parceria com a GovTech 1Doc – empresa líder em trabalhos com atendimento, processos, comunicação e gestão documental para órgãos públicos. 

No interior do estado, a prefeitura de Casimiro já emitiu cerca de 51 mil documentos digitais, economizando mais de R$ 1,2 milhão, atuando em 267 setores distintos e contando com 558 servidores conectados à plataforma. Já na Região dos Lagos, Saquarema aderiu há menos de um mês à modernização.

Teresópolis, município localizado na Região Serrana, adotou o sistema há cerca de 50 dias e já gerou mais de 8 mil documentos de forma digital, com uma economia que passa de 43 mil reais. A plataforma instalada funciona com 309 setores e é utilizada por mais de 620 servidores públicos. 

A digitalização está presente em mais de 550 municípios e entidades governamentais pelo país e o objetivo da empresa é promover gestões públicas, além de preservar e ampliar a cidadania, tecnologia, inovação e economia verde.